Senin, 09 Juli 2018

RAPAT

Cara Mengemukakan Pendapat dalam Rapat
1. Memikirkan Terlebih Dahulu Pendapat Yang Akan di Sampaikan
Memikirkan terlebih dahulu mengenai pendapat yang akan disampaikan di muka umum adalah sesuatu yang penting. Terkadang dalam menyampaikan pendapatnya, manusia tidak memikirkan terlebih dahulu dampak yang mungkin ditimbulkan dari pendapat yang dilontarkan. Bisa saja, pendapat yang dilontarkan justru akan merugikan diri sendiri maupun orang lain.
2. Didasarkan Pada Akal Sehat
Cara mengemukakan pendapat perlu didasarkan pada akal sehat agar orang lain dapat menerima informasi yang terkandung di dalam pendapat dengan baik. Didasarkan pada akal sehat tentunya berlandaskan kepada fakta-fakta empiris dan tidak berkesan mengada-ada. Oleh karena itu, penting bagi masyarakat untuk memperlajari teori atau fakta-fakta yang berkaitan dengan pendapatnya agar pendapat yang disampaikan menjadi kuat secara teori dan fakta.
3. Mengutamakan Kepentingan Umum
Dalam suatu forum yang terdapat di lingkungan masyarakat, demokrasi harus ditegakkan secara menyeluruh khususnya dalam proses penyampaian pendapat. Pendapat yang disampaikan di dalam forum haruslah mengutamakan kepentingan umum, bukan kepentingan pribadi atau kelompok tertentu.
4. Menyampaikan Dengan Sopan
Pendapat yang akan disampaikan harus disertai dengan rasa sopan. Seseorang tidak dianjurkan untuk menyampaikan pendapat dengan cara yang tidak dikehendaki agar tidak memperkeruh suasana di dalam forum tersebut.
5. Tidak Menyinggung SARA
Sedapat mungkin pendapat yang disampikan tidak menyinggung suku, agama, ras maupun antar golongan tertentu. Penyinggungan terhadap SARA sangat tidak dianjurkan karena dapat menjadi salah satu penyebab konflik sosial di dalam masyarakat. Walaupun pada saat menyampaikan pendapat SARA tidak sengaja disinggung, orang yang menyampaikan pendapat tersebut harus dapat mempertanggungg jawabkan pendapatnya karena pembahasan terhadap SARA adalah bahasan yang sensitif di kalangan masyarakat di Indonesia.
7. Tidak Memotong Pembicaraan
Walaupun kebebasan atau kemerdekaan berpendapat dijamin oleh undang-undang, seseorang tidak bisa begitu saja memotong pembicaraan yang sedang berlangsung untuk menyampaikan pendapatnya. Sebaiknya, seseorang tersebut menunggu terlebih dahulu sampai proses pembicaraan selesai, barulah pendapatnya disampaikan.
8. Menerima Usulan atau Kritik                                                             Dalam proses demokrasi, usul atau kritik merupakan hal cara mengemukakan pendapat yang sering dilontarkan oleh orang lain kepada kita maupun kepada kelompok lain. Usul dan kritik yang dilontarkan bisa saja bertentangan dengan apa yang ada di dalam pikiran atau nurani kita. Namun, sebagai masyarakat yang mengimpelementasikan nilai-nilai Pancasila dalam kehidupan sehari-hari, usul atau kritik yang ditujuakan kepada kita sebaiknya diterima dengan lapang dada. Usul maupun kritikan yang kita terima dapat dijadikan sebagai bahan merefleksikan diri untuk menjadikan hidup lebih baik dan bermakna di dalam kehidupan bermasyarakat.
9. Berlapang Dada Jika Pendapatnya di Tolak
Ditolaknya pendapat dalam suatu forum merupakan hal yang wajar. Peserta forum tentunya mempunyai pertimbangan khusus yang menjadi alasan mengapa pendapat tersebut ditolak. Pendapat yang ditolak sebaiknya diterima dengan lapang dada dan tidak berkecil hati. Mungkin saja penolakan terhadap pendapat yang disampaikan kurang atau tidak mewakili kepentingan orang banyak.
10. Melaksanakan Keputusaan Bersama Sekalipun Bukan Pendapatnya
Dalam proses demokrasi, musyarawah merupakan salah satu cara untuk memutuskan suatu tindakan atau kebijakan yang ditujukan untuk orang banyak. Jika dijalankan dengan baik, maka manfaat musyarawarah dalam kehidupan sehari-hari dapat dirasakan oleh semua angora forum. Oleh karena itu, setiap anggota forum harus dapat menghargai apa yang menjadi keputusan bersama sekalipun keputusan yang dihasilkan bukan merupakan pendapatnya.

Cara Memimpin dalam Rapat
1.   Umumkan Jadwal Rapat
Umumkan kepada semua peserta rapat bahwa Anda akan mengadakan rapat untuk membahas suatu persoalan, minimal seminggu sebelumnya. Dengan demikian semua peserta dapat melakukan persiapan dengan maksimal.
2. Biasakan Untuk Terorganisir dan Dapat “Bergerak” Cepat
Buat agenda rapat beserta dengan seluruh bahasan yang akan dibicarakan. Mulai dan akhiri rapat tepat waktu sesuai dengan jadwal yang sudah ditentukan.
Rapat yang molor lebih dari satu jam tidak akan berlangsung efektif karena peserta rapat sudah harus mengerjakan tugas dan kepentingan lainnya.
3. Serius
Jika memang ada persoalan penting yang harus didiskusikan maka jangan mencari-cari alasan untuk segera menyudahi rapat. Jangan hanya karena Anda tidak percaya diri atau ingin cepat-cepat pulang Anda malah mempersingkat rapat yang belum selesai.
4. Percaya Diri
Ucapkan terima kasih kepada semua peserta rapat yang datang, sampaikan berapa lama rapat akan berlangsung dan apa saja tujuan rapat. Mulai rapat dengan percaya diri saat menyampaikan salam.
5. Produktif
Tidak hanya Anda sebagai pemimpin, pastikan Anda meminta kepada seluruh peserta rapat untuk produktif selama rapat berjalan. Minta pendapat dari peserta rapat yang terlibat baik pro maupun kontra. Hal ini akan mendorong semua peserta menjadi lebih fokus dan rapat berujung pada hasil yang memuaskan.
6. Fokus
Sebagai pemimpin rapat, Anda berhak mendapat perhatian semua peserta. Jika ada orang-orang yang tidak fokus maka Anda berhak menegur dengan mengatakan, “Waktu kita terbatas, mari fokus bersama-sama.”
Kemudian, jika ada dua atau tiga peserta yang memerlukan waktu lebih banyak untuk membahas sesuatu yang belum tentu berhubungan dengan peserta rapat lain, maka sebaiknya dijadwalkan rapat selanjutnya.
7. Adil
Walaupun bersikap produktif adalah hal positif dalam rapat, peserta yang terlalu banyak bicara sehingga tak memberikan kesempatan orang lain untuk bicara bukan merupakan hal yang baik dalam rapat.
Minta kepada orang tersebut untuk secara pribadi menyampaikan pendapatnya langsung kepada Anda setelah rapat selesai. Pasalnya, sikap seperti itu tidak adil bagi peserta lain yang belum berkesempatan menyampaikan pendapat mereka.
8. Inklusif
Cara memimpin rapat yang baik selanjutnya adalah dengan memperhatikan dan melibatkan semua orang dalam percakapan, baik sebelum dan selama rapat berlangsung.
Jika ada peserta rapat yang tidak Anda kenal, maka perkenalkan terlebih dulu diri Anda dan tanyakan peran mereka di perusahaan ketika rapat dimulai.
9. Catat Semua Hal Penting
Tugaskan satu orang menjadi notulen rapat untuk mencatat semua hal penting yang telah dibicarakan selama rapat berlangsung.
10. Buat Kesimpulan
Buat satu kesimpulan besar atau keputusan akhir mengenai langkah selanjutnya yang harus dilakukan. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada semua orang atas waktu dan kontribusi mereka.

Apa saja yang harus disiapkan dalam rapat?
  1. Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat.

  1. Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

  1. Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. 

  1. Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya.

  1. Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai.
F. Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

Berikut adalah contoh video rapat










Sumber : http://danang-leo-handoko.blogspot.com/2012/07/mempersiapkan-pertemuan-rapat.html

Diposting oleh di

1 komentar:

Langganan: Posting Komentar (Atom)